Jak sprawdzić przewoźnika, zanim wyślesz mu zlecenie na tira z Poznania do Lyonu albo z Łodzi do Mediolanu? Zrobisz to sam, w publicznych rejestrach i na podstawie dokumentów od przewoźnika.
W tym poradniku przechodzisz przez sześć sprawdzeń po kolei, a na końcu porównujesz dane ze sobą. Przy każdym rejestrze dowiesz się, gdzie kliknąć, jak czytać wynik i czego on nie potwierdza.
Jeśli dopiero szukasz firmy, zacznij od tekstu jak znaleźć przewoźnika i zlecić transport. Tutaj zakładamy, że masz już ofertę na stole i chcesz ją sprawdzić.
Dlaczego sprawdzasz przewoźnika, zanim wyślesz zlecenie
Od chwili załadunku Twój towar jest pod opieką przewoźnika. Zły wybór może oznaczać towar, który nie dojechał, spór o fakturę albo kłopot z odszkodowaniem.
Weryfikacja przewoźnika to kilka wyszukiwań w rejestrach państwowych i kilka pytań o dokumenty. Robisz ją przed pierwszym zleceniem, a potem odświeżasz w stałych momentach.
Każde sprawdzenie odpowiada na inne pytanie. Firma może być czynnym podatnikiem VAT i nie mieć licencji, a ważna licencja nie mówi nic o polisie.
Jak sprawdzić przewoźnika krok po kroku
Jak sprawdzić przewoźnika w praktyce? Przejdź przez te kroki w tej kolejności, bo każdy kolejny korzysta z danych z poprzedniego.
- Tożsamość firmy w CEIDG albo KRS.
- Staż i referencje: data wpisu w rejestrze i opinie innych nadawców.
- Status VAT i rachunek na białej liście, a numer VAT z innego kraju UE w VIES.
- Zezwolenie i licencja wspólnotowa w KREPTD.
- Polisa OCP na podstawie dokumentów.
- Pojazd, kierowca i dokumenty w dniu załadunku.
Na koniec zestawiasz wszystkie dane ze sobą. Opis rejestrów: stan na 2 listopada 2026 r., więc zawsze patrz na aktualny wynik w wyszukiwarce.
Tożsamość firmy: CEIDG albo KRS
Sprawdzenie firmy transportowej zaczynasz od rejestru, w którym jest wpisana. Jednoosobowa działalność i wspólnicy spółki cywilnej są w CEIDG, a spółka handlowa w KRS.
Wpisz NIP z oferty i porównaj nazwę, adres siedziby oraz status działalności. Wpis zawieszony albo wykreślony to powód, żeby wstrzymać zlecenie.
Przy spółce zobacz w KRS, kto ją reprezentuje. Porównaj to z osobą, która podpisuje zlecenie albo wysyła ofertę.
Gdzie to sprawdzisz: wyszukiwarka firm na biznes.gov.pl i wyszukiwarka KRS Ministerstwa Sprawiedliwości.
Staż i referencje: od kiedy firma działa
W tym samym wpisie w CEIDG albo KRS sprawdź datę rozpoczęcia działalności albo datę wpisu do rejestru. Świeży wpis nie wyklucza współpracy, ale przy cennym towarze to powód, żeby dopytać o doświadczenie.
Poproś też o referencje od innych nadawców, najlepiej z podobnej trasy i z podobnym towarem. Zadzwoń do nich i zapytaj o terminowość, dokumenty i rozliczenie.
Status VAT: biała lista i VIES
Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa. Wyszukasz w nim firmę po NIP, REGON, numerze rachunku albo nazwie, na wybrany dzień.
Sprawdź status VAT i to, czy rachunek z faktury jest w wykazie przy tej firmie. Rób to przed każdym przelewem, a gdy numer się nie zgadza, wyjaśnij to z przewoźnikiem przed zapłatą.
Nie myl wykazu z prywatnymi listami firm transportowych o podobnej nazwie. Oficjalny wykaz jest na stronie Ministerstwa Finansów.
Przewoźnika z innego kraju UE sprawdzisz w systemie VIES Komisji Europejskiej. Wynik mówi, czy numer VAT jest ważny w transakcjach wewnątrzunijnych.
Wynik „nieważny” nie zawsze oznacza złą wolę. Numer może nie być jeszcze aktywny w transakcjach w UE, więc poproś przewoźnika o wyjaśnienie.
Ten krok potwierdza, że firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT. Nie potwierdza uprawnień do przewozu ani ubezpieczenia.
Gdzie to sprawdzisz: Wykaz podatników VAT, opis wykazu na stronie KAS, VIES i opis VIES na portalu Your Europe.
Licencja przewoźnika: zezwolenie i licencja wspólnotowa
Licencja przewoźnika to w praktyce dwa dokumenty, które sprawdzasz razem. Do międzynarodowego przewozu rzeczy firma potrzebuje licencji wspólnotowej, a żeby ją dostać, musi mieć zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
Licencję wspólnotową wydaje Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD), razem z wypisem dla każdego pojazdu. Uwierzytelniony wypis z licencji ma być w każdym pojeździe przewoźnika (art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1072/2009).
Jak sprawdzić licencję przewoźnika? Wpisz NIP firmy w wyszukiwarce KREPTD prowadzonej przez GITD i sprawdź, czy firma ma zezwolenie w zakresie rzeczy oraz licencję wspólnotową na przewóz rzeczy. Zobacz ich status i datę ważności licencji, a potem porównaj numer licencji z kopią od przewoźnika.
Jeśli rejestr nie pokazuje ważnej licencji albo jej ważność kończy się przed dniem przewozu, wstrzymaj zlecenie. Poproś przewoźnika o wyjaśnienie i aktualny dokument.
Według opisu GITD jawne są w rejestrze między innymi nazwa i adres firmy, NIP, numer zezwolenia i liczba pojazdów. Widać też numer, status i ważność licencji wspólnotowej oraz numery seryjne wypisów.
Opis rejestru nie wymienia numerów rejestracyjnych pojazdów. Konkretne auto sprawdzasz więc na podstawie wypisu i zlecenia.
Wyszukiwarka KREPTD zastrzega, że jej dane pochodzą z wielu źródeł i mogą się różnić. Dlatego wynik z rejestru zestaw z kopią dokumentu, a nie tylko z treścią oferty.
Drugie źródło to rejestr ważnych decyzji administracyjnych GITD. To pliki CSV z ważnymi licencjami towarowymi i zezwoleniami. Nie ma w nich NIP, więc w pobranym pliku szukasz po nazwie firmy albo numerze licencji.
Ważna licencja nie potwierdza, że przewoźnik ma polisę. To sprawdzasz w kolejnym kroku.
Gdzie to sprawdzisz: wyszukiwarka KREPTD, opis rejestru KREPTD na stronie GITD i rejestr ważnych decyzji administracyjnych GITD.
Ubezpieczenie: OCP przewoźnika
Polisa OCP nie ma publicznego rejestru. Źródłem jest kopia polisy od przewoźnika i potwierdzenie od ubezpieczyciela.
Poproś przewoźnika o kopię polisy i potwierdzenie opłacenia składki, a potem sprawdź:
- okres ważności, który obejmuje datę Twojego przewozu,
- sumę gwarancyjną w porównaniu z wartością towaru na naczepie,
- zakres terytorialny na całej trasie, także w krajach tranzytowych,
- wyłączenia dla Twojego rodzaju towaru, na przykład elektroniki albo towaru w chłodni,
- klauzule o podwykonawcach, parkowaniu i wydaniu towaru osobie nieuprawnionej.
Na koniec zapytaj ubezpieczyciela, czy polisa jest w mocy. Wymóg polisy i jej minimalną sumę wpisz do warunków zlecenia, jak w poradniku jak wystawić zlecenie transportowe online.
Limity odpowiedzialności z Konwencji CMR i deklarację wartości towaru opisujemy w poradniku o szukaniu przewoźnika. Skróty OCP i CMR wyjaśnia słownik pojęć w transporcie.
Dzień załadunku: pojazd, kierowca, dokumenty
Zanim towar trafi na naczepę, porównaj numer rejestracyjny i dane kierowcy ze zleceniem. Poproś też o wypis z licencji, który jest w kabinie, i porównaj numer licencji z rejestrem.
Jeśli przyjeżdża inne auto albo kierowca innej firmy, wstrzymaj załadunek i wyjaśnij to z przewoźnikiem. Może to oznaczać podwykonawcę, na którego się nie umawiałeś.
Sprawdź, czy list przewozowy CMR jest wypełniony i podpisany. Kopię zostaw u siebie razem ze zleceniem.
Spójność danych: jedna firma we wszystkich dokumentach
Na koniec zestaw dane z oferty, maila i rejestrów. Nazwa, NIP, domena e-mail, rachunek i numer rejestracyjny powinny wskazywać na tę samą firmę.
Zanim wyślesz szczegóły zlecenia, zadzwoń do firmy na numer z jej oficjalnej strony albo z wcześniejszej współpracy. Numer z nowej oferty traktuj jako dodatkowy, a nie jedyny kontakt.
Sygnały ostrzegawcze
Każdy z tych sygnałów to powód, żeby się zatrzymać i dopytać przed wysłaniem zlecenia:
- firma pisze z darmowej skrzynki e-mail zamiast z domeny firmowej,
- dane z oferty nie zgadzają się z CEIDG, KRS albo KREPTD,
- stawka wyraźnie odbiega od tej, którą znasz z rynku na tej trasie,
- przewoźnik naciska na szybką decyzję albo przedpłatę,
- przewoźnik prosi o przelew na nowy rachunek, którego nie ma na białej liście,
- tuż przed załadunkiem zmienia się firma, pojazd albo miejsce załadunku,
- trasa prowadzi za granicę, a w KREPTD nie widać ważnej licencji wspólnotowej.
Jak te ryzyka wyglądają w różnych kanałach, opisujemy w tekście źródła zleceń i ich pułapki.
Lista kontrolna przewoźnika
Cała weryfikacja przewoźnika w jednej tabeli. Zapisz wynik każdego sprawdzenia z datą, na przykład jako zrzut ekranu albo wydruk.
| Co sprawdzasz | Na co patrzysz | Źródło | Co to potwierdza |
|---|---|---|---|
| Tożsamość firmy | Nazwa, NIP, adres, status wpisu | biznes.gov.pl, KRS | Firma istnieje i działa. |
| Staż i referencje | Data wpisu, opinie innych nadawców | biznes.gov.pl, referencje od nadawców | Od kiedy firma działa i jak wywiązuje się z przewozów. |
| Status VAT i rachunek | Status VAT, rachunek z faktury | Wykaz podatników VAT | Firma jest podatnikiem VAT, a rachunek jest w wykazie. |
| Numer VAT z innego kraju UE | Ważność numeru | VIES | Numer działa w transakcjach w UE. |
| Zezwolenie i licencja | Zakres, numer, status, ważność | KREPTD, rejestr ważnych decyzji GITD | Firma ma uprawnienia do przewozu rzeczy. |
| Polisa OCP | Ważność, suma, zakres, wyłączenia | Kopia polisy i potwierdzenie od ubezpieczyciela (OCP nie ma publicznego rejestru) | Polisa obejmuje Twój przewóz. |
| Dzień załadunku | Rejestracja, kierowca, wypis, CMR | Zlecenie i dokumenty w pojeździe | Towar zabiera firma, której go zleciłeś. |
Sprawdzenie powtórz po odnowieniu polisy lub licencji i przy każdej zmianie danych firmy. Status licencji i ważność polisy zmieniają się w czasie, więc wynik sprzed roku nie wystarczy.
Zlecenia w ONYX: bezpośrednio do przewoźnika, bez prowizji
Jeśli sam nadajesz towar, na przykład jako producent albo dystrybutor, możesz dodać zlecenie w ONYX i połączyć się bezpośrednio z przewoźnikiem. Obie strony zlecenia są zweryfikowane.
ONYX nie pobiera prowizji, więc przewoźnik dostaje całą kwotę, którą płacisz za przewóz. Ty ustalasz stawkę maksymalną, a system może znaleźć przewoźnika taniej, nigdy drożej.
Zlecenia są już w systemie, z załadunkiem w Polsce. Stale dodajemy kolejne kraje i regiony.
Zobacz, jak działają zlecenia dla nadawców.
Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.
