Jak wystawić zlecenie transportowe? Opisz przewóz tak, żeby przewoźnik mógł go przyjąć bez dopytywania: co wieziesz, skąd, dokąd, kiedy, za ile i z jakim terminem płatności.
Zlecenie transportowe wystawisz w pięciu krokach:
- Zbierz dane trasy i terminów: adresy, okna czasowe, kontakt na rampie.
- Opisz towar i pojazd, którego potrzebujesz.
- Wpisz stawkę netto, walutę i termin płatności.
- Wybierz kanał: własna baza przewoźników, platforma transportowa, spedycja, własny TMS albo ONYX.
- Poproś przewoźnika o pisemne potwierdzenie przyjęcia zlecenia.
Czym zlecenie transportowe różni się od listu CMR
Zlecenie transportowe to Twoja umowa z przewoźnikiem, a list przewozowy CMR to dokument, który jedzie z towarem. Konwencja CMR obejmuje zarobkowy przewóz drogowy, gdy załadunek i rozładunek są w dwóch różnych państwach, z których co najmniej jedno jest jej stroną (art. 1).
Konwencja wymienia obowiązkowe dane listu przewozowego (art. 6 ust. 1) i dodaje, że brak listu nie wpływa na ważność umowy przewozu (art. 4). Ani Konwencja CMR, ani prawo polskie nie ustalają formy ani zamkniętej listy pól zlecenia, więc jego treść uzgadniasz z przewoźnikiem.
Starsze poradniki powołują się na art. 37 Prawa przewozowego, ale w aktualnym tekście ustawy ten przepis jest uchylony.
Ten tekst to ogólna informacja, nie porada prawna. Opis przepisów: stan na 29 października 2026 r.
Co przygotować, zanim wystawisz zlecenie
Zbierz dane w kolejności, w jakiej podejmujesz decyzje. Gdy dodajesz zlecenie transportowe, masz wtedy wszystko pod ręką.
| Co przygotować | Co wpisujesz | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Trasa i terminy | Pełne adresy, okna czasowe załadunku i rozładunku, kontakt na rampie. | Przewoźnik planuje pod nie auto i czas pracy kierowcy. |
| Towar | Rodzaj, waga brutto, liczba palet lub LDM, wymiary, zabezpieczenie. | Od tego zależy typ pojazdu i sposób załadunku. |
| Pojazd | Tir z naczepą albo chłodnia, ADR, potrzebne wyposażenie. | Przyjeżdża auto, które może zabrać Twój towar. |
| Cena i płatność | Kwota netto, waluta, termin płatności i od czego się liczy. | Przewoźnik zna warunki, zanim przyjmie zlecenie. |
| Dokumenty | List przewozowy CMR, dokumenty celne, wymiana palet, zwrot papierów. | Rozładunek nie czeka na brakujące dokumenty. |
| Kontakt i wymagania | Osoba po Twojej stronie, wymagania wobec polisy OCP. | Wiesz, kto reaguje, gdy w trasie coś się zmieni. |
Skróty LDM i ADR wyjaśnia nasz słownik pojęć TSL.
Tak może wyglądać zlecenie na trasie z Wielkopolski do północnych Włoch. Dane w nawiasach kwadratowych uzupełniasz sam.
Przykład treści zlecenia (ilustracyjny)
- Załadunek: [adres magazynu] pod Poznaniem, [data], okno [godziny], kontakt na rampie [imię, telefon].
- Rozładunek: [adres odbiorcy] w północnych Włoszech, [data], okno [godziny], awizacja [tak/nie].
- Towar: [rodzaj towaru], [liczba] palet EUR, waga brutto [kg], towar bez ADR.
- Pojazd: tir z naczepą typu firanka.
- Stawka: [stawka netto] EUR, [informacja o VAT].
- Płatność: [X] dni od doręczenia faktury.
- Dokumenty: list przewozowy CMR, wymiana palet [tak/nie], zwrot dokumentów [termin].
- Warunki: postój płatny [stawka] za dobę po [X] godzinach, polisa OCP z sumą [kwota], zakaz przeładunku i podwykonawstwa.
- Kontakt: [osoba po Twojej stronie, telefon].
- Potwierdzenie: przewoźnik potwierdza przyjęcie zlecenia na piśmie.
Trasa i terminy
Podaj pełne adresy załadunku i rozładunku, a nie tylko miasto. Dodaj okna czasowe i osobę, która odbiera telefon na rampie.
Na długiej trasie, na przykład z Wielkopolski do Niemiec albo Włoch, opóźnienia często biorą się z okien rozładunku. Jeśli odbiorca wymaga awizacji, napisz to w zleceniu wprost.
Towar i pojazd
Opisz towar konkretnie: rodzaj, wagę brutto, liczbę palet albo metry ładowne, wymiary i sposób zabezpieczenia. Przy towarze niebezpiecznym podaj klasę ADR, a przy towarze w kontrolowanej temperaturze zakres temperatur.
Na tej podstawie wybierasz pojazd. Pełne palety na trasie do Francji jadą zwykle tirem z naczepą, a żywność wymagająca chłodzenia chłodnią.
Te same dane trafią potem do listu przewozowego CMR. Konwencja wymaga w nim między innymi opisu towaru, liczby sztuk i wagi brutto (art. 6 ust. 1).
Cena i płatność
Wpisz kwotę netto, walutę i informację o VAT. Dodaj termin płatności i to, od czego go liczysz: od doręczenia faktury czy od otrzymania kompletu dokumentów.
Spory często zaczynają się właśnie od terminu płatności. Ustal go, zanim przewoźnik przyjmie zlecenie.
Jeśli umowa podlega prawu polskiemu, termin zapłaty między firmami co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin wymaga wyraźnego zapisu w umowie i nie może być rażąco nieuczciwy wobec przewoźnika (art. 7 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
Gdy płacisz jako duży przedsiębiorca, a przewoźnik jest mikro, małym albo średnim przedsiębiorcą, 60 dni to granica bez wyjątków (art. 7 ust. 2a).
Ten limit 60 dni biegnie od doręczenia faktury, także gdy termin w zleceniu liczysz od dokumentów.
Opisz też warunki dodatkowe: płatny postój, odwołanie zlecenia i kary umowne. Wtedy obie strony liczą je tak samo.
Dokumenty i kontakt
Napisz, jakie dokumenty jadą z towarem: list przewozowy CMR, a przy wywozie poza UE także dokumenty celne. Dokumenty do odprawy celnej nadawca dołącza do listu albo przekazuje przewoźnikowi (art. 11 ust. 1 Konwencji CMR).
Ustal wymianę palet i termin zwrotu dokumentów po rozładunku. Wskaż też osobę po Twojej stronie, która odbiera telefon w trakcie przewozu.
Wymagania wobec przewoźnika
Jeśli wymagasz polisy OCP z określoną sumą gwarancyjną, wpisz to w warunkach zlecenia. Tak samo zapisz zakaz przeładunku albo podwykonawstwa, jeśli go potrzebujesz.
Rejestry i polisę opisujemy w poradniku o tym, jak sprawdzić przewoźnika przed zleceniem.
Gdzie wystawić zlecenie transportowe online
Chcesz dać zlecenie transportowe, ale nie wiesz komu? Do wyboru masz pięć kanałów, a każdy wymaga od Ciebie czegoś innego.
| Gdzie | Jak to działa | Na co uważasz |
|---|---|---|
| Własna baza, telefon i e-mail | Wysyłasz zlecenie znanym przewoźnikom w mailu albo jako PDF. | Na nowym kierunku baza bywa za mała. Potwierdzenia zbierasz sam. |
| Giełdy i platformy transportowe | Dodajesz ofertę, przewoźnicy odpowiadają, a Ty wybierasz firmę. | Porównanie ofert i sprawdzenie firm zwykle zajmuje czas. |
| Spedycja | Spedytor szuka auta i pilnuje przewozu. | Zlecenie podpisujesz ze spedytorem, a nie bezpośrednio z przewoźnikiem. |
| Własny TMS albo ERP | Generujesz zlecenie w systemie i wysyłasz je przewoźnikowi. | Przewoźnika, któremu je wyślesz, musisz mieć wcześniej. |
| Zlecenie bezpośrednio w ONYX | Dodajesz zlecenie, a system dobiera zweryfikowanego przewoźnika. | Załadunek w Polsce. Stale dodajemy kolejne kraje. |
Na platformach często mówi się: wystawić ładunek online. Trans.eu podaje na przykład, że firma przechodzi weryfikację, zanim może wystawiać ładunki na giełdzie (strona Trans.eu o zleceniach transportowych).
W każdym kanale zlecenie zawiera te same dane. Przygotowujesz je raz, według tabeli z poprzedniej części.
Jak te kanały wyglądają od strony przewoźnika, opisujemy w tekście jak znaleźć ładunki dla firmy transportowej.
Dodaj zlecenie transportowe wprost w ONYX: jak to wygląda dla nadawcy
Jeśli sam wysyłasz towar, jako producent, dystrybutor albo firma handlowa, możesz dodać zlecenie bezpośrednio w ONYX. Tak działają zlecenia transportowe dla nadawców w ONYX:
- Dodajesz zlecenie. Na koncie nadawcy w ONYX albo przez API, na przykład z Twojego ERP.
- Opisujesz przewóz. Korzystasz z danych przygotowanych według tabeli.
- Ustalasz stawkę maksymalną. System może znaleźć przewoźnika taniej, nigdy drożej.
- System dobiera najlepszy pojazd do zlecenia. Przewoźnik widzi termin płatności, zanim przyjmie zlecenie albo je odrzuci.
- Widzisz przewóz na żywo. Pozycja GPS i ETA aż do rozładunku.
Gdy przewoźnik odrzuci zlecenie, wraca ono do systemu. System wybiera wtedy kolejny pojazd z puli wszystkich firm.
Łączysz się ze zweryfikowanym przewoźnikiem bez spedytora i bez prowizji. Przewoźnik dostaje całą kwotę, którą płacisz za przewóz.
Rozliczasz się z nim bezpośrednio albo przez ONYX. ONYX nie pobiera za to opłaty w żadnym trybie.
Weryfikacja w ONYX nie zastępuje Twoich warunków zlecenia. Wymóg polisy OCP i jej sumy określasz sam, tak jak przy każdym przewoźniku.
Zlecenia są już w systemie, z załadunkiem w Polsce. Stale dodajemy kolejne kraje i regiony.
Częste błędy przy wystawianiu zlecenia
- Brak okna czasowego rozładunku albo informacji o awizacji.
- Termin płatności bez wskazania, od czego się liczy.
- Brak zapisu o wymianie palet.
- Towar opisany zbyt ogólnie, na przykład bez wagi brutto i liczby palet.
- Warunki ustalone tylko przez telefon.
Poproś przewoźnika o pisemne potwierdzenie przyjęcia zlecenia. Wtedy obie strony mają ten sam zapis ustaleń.
Masz już dane i wiesz, gdzie je dodać. Jeśli ładujesz w Polsce, możesz dodać zlecenie od razu w ONYX.
