Szukasz przewoźnika do stałej współpracy, bo ta sama trasa wraca co tydzień, a auto za każdym razem szukasz od nowa? Tir z Poznania do Lyonu albo naczepa z Łodzi do Mediolanu to dobry początek stałej relacji.
Ten poradnik jest dla nadawców, którzy zlecają przewozy na powtarzalnych trasach międzynarodowych. Dowiesz się z niego, jak znaleźć i przetestować przewoźnika, jak wycenić stałą trasę, co zapisać w umowie ramowej i jak co kwartał oceniać współpracę.
Na końcu pokazujemy przykład jednej trasy i to, jak zlecać stałe trasy zweryfikowanym przewoźnikom bez spedytora pośrodku.
Kiedy stała współpraca z przewoźnikiem ma sens
Stała współpraca sprawdza się wtedy, gdy Twoje przewozy się powtarzają. Zobacz, czy rozpoznajesz u siebie te sygnały:
- te same trasy, na przykład co tydzień z Polski do Niemiec, Francji albo Włoch,
- przewidywalny wolumen w przedziale, który znasz z ostatnich miesięcy,
- ten sam typ pojazdu, na przykład tir z plandeką albo chłodnia,
- ta sama jakość na każdym przewozie: terminowość, komplet dokumentów i stały kontakt.
Jeśli widzisz co najmniej dwa sygnały, stałe zlecenia na znanych trasach oszczędzą Ci szukania auta na każdy przewóz. Dyspozycja planuje wtedy z wyprzedzeniem, a przewoźnik zna Twoje miejsca załadunku.
Pojedynczy transport, na przykład jednorazową dostawę na nowy kierunek, zlecisz według poradnika jak znaleźć przewoźnika na pojedynczy transport.
Czym jest stała współpraca z przewoźnikiem
Stała współpraca to uzgodniony sposób zlecania przewozów na określonych trasach. To plan na powtarzalne relacje, a nie obietnica nieograniczonego wolumenu.
W praktyce przyjmuje jedną z dwóch form:
- Umowa ramowa z przewoźnikiem. Raz ustalacie zasady, a potem powtarzasz pojedyncze zlecenia, które się do niej odwołują.
- Lista tras z przedziałem wolumenu. Uzgadniacie relacje i przybliżoną liczbę przewozów w miesiącu. Każde zlecenie potwierdzacie osobno.
Przy obu formach uzgodnij warunki na piśmie. Pytania o skutki prawne długiej współpracy, na przykład o wypowiedzenie, omów z prawnikiem.
Jak znaleźć przewoźnika do stałych tras
Stałe zlecenia dla przewoźników to temat, który widać z obu stron. Przewoźnicy ich szukają, a Ty chcesz powierzyć je firmie, którą znasz z praktyki. Frazy takie jak „poszukujemy przewoźników” padają więc po obu stronach rynku.
Dobrego partnera znajdziesz w czterech krokach. Zaczynasz od własnych tras, nie od ogłoszenia.
Wypisz stałe trasy
Zanim zaczniesz rozmowy, spisz relacje, które się powtarzają. Przy każdej podaj miejsce załadunku i rozładunku, typ naczepy, częstotliwość i okna czasowe.
Taka lista pokazuje przewoźnikowi, czy trasa pasuje do jego floty i kierunków, na których już jeździ. Przykład: tir z plandeką z Łodzi do Mediolanu co tydzień, załadunek we wtorek rano.
Sprawdź przewoźnika przed pierwszym zleceniem
Przed pierwszym przewozem sprawdź firmę w rejestrach, a także licencję i polisę OCP. Do przewozów międzynarodowych w UE przewoźnik potrzebuje licencji wspólnotowej z kraju, w którym ma siedzibę (art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1072/2009).
Polską licencję sprawdzisz po NIP w wyszukiwarce KREPTD, czyli rejestrze prowadzonym przez GITD. Polisa OCP nie ma publicznego rejestru, więc źródłem jest jej kopia od przewoźnika i potwierdzenie od ubezpieczyciela.
Przy stałej współpracy powtórz to przy każdym odnowieniu polisy i licencji oraz przy zmianie danych firmy.
Pełną listę kontrolną z linkami do rejestrów znajdziesz w poradniku jak sprawdzić przewoźnika przed zleceniem.
Zacznij od okresu próbnego
Wybierz jedną trasę i zleć na niej kilka przewozów próbnych, rozłożonych na kilka tygodni. Po każdym zapisz terminowość, komunikację w trasie, kompletność dokumentów i poprawność faktury.
Ustal z przewoźnikiem z góry, że to okres próbny, i powiedz, po czym ocenisz wynik. Zapisuj go w tej samej tabeli, której użyjesz potem w przeglądzie kwartalnym.
Po próbie omówcie wyniki i zdecydujcie, czy przechodzicie na stałe zlecenia. Dopiero wtedy podpisujecie umowę ramową.
Rozszerz na kolejne trasy
Kolejne relacje dodawaj po jednej, z krótką próbą na każdej. Kierunek, którego Twój przewoźnik nie obsługuje, powierz innemu sprawdzonemu partnerowi.
Pula przewoźników: podstawowy i zapasowy na każdej trasie
Jeden przewoźnik na trasie wystarcza, dopóki ma wolne auto. Na każdej stałej trasie trzymaj więc przewoźnika podstawowego i co najmniej jednego zapasowego.
Podstawowy dostaje większość przewozów. Zapasowy dostaje stałą, mniejszą część, żeby znał Twoje miejsca załadunku, okna i dokumenty.
Gdy podstawowy odmawia zlecenia, zapasowy przejmuje je na tych samych warunkach. Dlatego obu przewoźników obejmuj tymi samymi zasadami umowy ramowej.
Zapasowego przewoźnika wybierz spośród firm, które przeszły okres próbny. Znasz już wtedy jego terminowość i sposób kontaktu.
Rozkładaj trasy na kilku przewoźników, zamiast oddawać wszystkie jednej firmie. Gdy jeden partner ma gorszy okres, reszta Twoich tras jedzie bez zmian.
Jak wycenić stałą trasę
Stawka na stałej trasie to cena na dłuższy okres, a nie cena dnia. Ustalasz ją raz, a potem zmieniasz według zasad zapisanych w umowie.
Z czego składa się cena pojedynczego przewozu, opisujemy w tekście ile kosztuje transport ciężarówką.
Stawka kontraktowa a spot
Stawki na rynku zmieniają się z kwartału na kwartał, a segment kontraktowy i spotowy nie zawsze idą w tę samą stronę. W I kw. 2026 r. indeks stawek kontraktowych w Europie wzrósł do 140,1 pkt, a indeks spotowy spadł do 132,3 pkt (Ti Insight, Upply i IRU, raport za I kw. 2026, maj 2026).
W II kw. 2026 r. stawki kontraktowe i spotowe rosły już razem (Ti Insight, European Road Freight Rate Development Benchmark Report: Q2 2026, sierpień 2026). Stawka kontraktowa nie zatrzyma więc zmian na rynku. Daje Ci za to przewidywalny koszt do kolejnego przeglądu.
Indeksacja do publicznego wskaźnika
Stawkę podziel na część stałą i część paliwową. Część paliwową wiążesz z publicznym wskaźnikiem, który obie strony mogą sprawdzić.
Przykładem jest Weekly Oil Bulletin Komisji Europejskiej z cotygodniowymi cenami paliw w państwach UE. Do przeglądu całej stawki przyda się kwartalny benchmark stawek drogowych Upply, Ti i IRU.
Jak często przeglądać stawkę
Przegląd co kwartał pasuje do rytmu, w którym ukazują się benchmarki stawek. Między przeglądami stawka zmienia się tylko według klauzuli paliwowej.
Zapisz też próg, po którego przekroczeniu każda ze stron może poprosić o wcześniejszą rozmowę. Wtedy duża zmiana kosztów nie czeka do końca kwartału.
Co ustalić na piśmie przy stałej współpracy
Umowa ramowa z przewoźnikiem zbiera zasady, które obowiązują przy każdym zleceniu na stałej trasie. Tabela pokazuje punkty, a pod nią opisujemy te, które wymagają więcej uwagi.
| Punkt | Co uzgadniasz |
|---|---|
| Trasy i typ pojazdu | Lista relacji, typ naczepy, wyposażenie i okna czasowe. |
| Przedział wolumenu | Przybliżona liczba przewozów w miesiącu, którą obie strony traktują jako plan. |
| Zmiana stawki | Termin przeglądu, wskaźnik paliwowy i próg wcześniejszej rozmowy. |
| Myto | Od kiedy zmiana stawki myta przechodzi na stawkę przewozu. |
| Termin płatności | Liczba dni i dokumenty, od których liczy się termin. |
| Odpowiedzialność i OCP | Minimalna suma polisy OCP i zasady zgłaszania szkód. |
| Załadunek i postój | Bezpłatny czas na załadunek i rozładunek oraz stawka za postój. |
| Zastępstwo pojazdu | Kto i w jakim czasie organizuje inne auto, gdy przewoźnik nie ma wolnego. |
| Rezygnacja i wypowiedzenie | Zasady odwołania pojedynczego zlecenia i okres wypowiedzenia współpracy. |
| Dokumenty | List przewozowy CMR, aktualna polisa OCP i wypis z licencji dla pojazdu. |
Wolumen: prognoza zamiast obietnicy
Podaj przedział przewozów na miesiąc i prognozę na kolejny kwartał. Aktualizuj ją co miesiąc, żeby przewoźnik mógł zaplanować auta.
Zapisz, co się dzieje, gdy wolumen wychodzi poza przedział. Przewoźnik wie wtedy, kiedy możecie wrócić do rozmowy o stawce.
Myto i paliwo
Stawki myta zmieniają się w trakcie współpracy. Ustal, od kiedy nowa stawka myta przechodzi na stawkę przewozu, a nadchodzące zmiany sprawdzisz w przeglądzie opłaty drogowe 2027.
Termin płatności
Jeśli umowa podlega prawu polskiemu, termin zapłaty między przedsiębiorcami co do zasady nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin wymaga wyraźnego zapisu i nie może być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Gdy płacisz jako duży przedsiębiorca, a przewoźnik jest mikro, małym albo średnim przedsiębiorcą, 60 dni to granica bez wyjątków (art. 7 ust. 2a).
Jak wpisać termin płatności w zleceniu transportowym, opisujemy w osobnym poradniku.
Odpowiedzialność i polisa OCP
Odpłatny przewóz drogowy z Polski do innego kraju podlega Konwencji CMR (art. 1). Zapis umowy, który bezpośrednio lub pośrednio odbiega od jej przepisów, jest nieważny, a reszta umowy zostaje w mocy (art. 41).
Umowa ramowa nie zmieni więc zasad odpowiedzialności z CMR. Wpisz w nią za to minimalną sumę polisy OCP, dopasowaną do wartości Twojego towaru.
Załadunek, postój i wypowiedzenie
Ustal bezpłatny czas na załadunek i rozładunek oraz stawkę za postój ponad ten czas. Zapisz też, kto potwierdza godzinę przyjazdu auta.
Okres wypowiedzenia ustal tak, żeby obie strony zdążyły znaleźć zastępstwo. Szczegóły zapisu omów z prawnikiem.
Ustalenia z tabeli zapisz w umowie ramowej albo w warunkach, do których odwołuje się każde zlecenie. Wtedy nowe zlecenie na tę samą trasę zajmuje Ci chwilę.
Przegląd współpracy co kwartał: co mierzyć
Co kwartał porównaj wyniki przewoźnika z tym, co uzgodniliście. Mierz to samo od pierwszego przewozu próbnego:
- terminowość załadunku: czy auto przyjeżdża w uzgodnionym oknie,
- terminowość rozładunku: czy towar dociera w oknie odbiorcy,
- obieg dokumentów: ile dni mija od rozładunku do otrzymania CMR z potwierdzeniem odbioru i faktury,
- komunikacja: czy o opóźnieniu wiesz, zanim minie okno,
- przyjęte zlecenia: jaką część zleceń z planu przewoźnik przyjął,
- szkody i reklamacje: ile ich było i jak szybko je zamknięto.
Wyniki zapisuj po każdym przewozie, a nie dopiero przed spotkaniem. Na spotkaniu omówcie je razem ze stawką na tle wskaźnika i prognozą wolumenu na kolejny kwartał.
Sprawdź też, czy polisa OCP i licencja są nadal aktualne.
Dobre wyniki to argument za większą częścią wolumenu dla przewoźnika. Słabszy wynik w jednym punkcie to temat do konkretnego planu poprawy.
Przykład: stała trasa z Poznania do Lyonu
Producent spod Poznania wysyła co tydzień pełny tir z plandeką do centrum dystrybucyjnego pod Lyonem. Dotąd szukał auta osobno na każdy przewóz.
Najpierw spisał trasę: miejsce załadunku, okno rozładunku ustalane przez magazyn odbiorcy, typ naczepy i dokumenty. Potem sprawdził dwóch przewoźników i dał każdemu kilka przewozów próbnych.
Lepszy wynik w próbie dał jednemu z nich rolę przewoźnika podstawowego. Drugi został zapasowym i dostaje stałą, mniejszą część przewozów.
Umowa ramowa obejmuje obu przewoźników. Stawka ma część paliwową związaną z Weekly Oil Bulletin, a termin płatności liczy się od doręczenia faktury z kompletem dokumentów.
Co kwartał producent przegląda wyniki i stawkę z przewoźnikami. Przed sezonem wysyła wyższą prognozę wolumenu, więc przewoźnik ma czas zaplanować dodatkowe auto.
Stała współpraca bez spedytora pośrodku
Stałą współpracę możesz zbudować bezpośrednio z przewoźnikiem. Rozmawiasz wtedy z firmą, która wiezie Twój towar, a relacja zostaje u Ciebie.
Przewoźnik dostaje całą kwotę, którą płacisz za przewóz. Pytania o auto, kierowcę czy godzinę rozładunku kierujesz prosto do niego.
Spedytor bierze na siebie szukanie przewoźnika, jego sprawdzenie i ryzyko organizacji przewozu. Przy współpracy bezpośredniej te zadania przechodzą na Ciebie, więc zaplanuj na nie czas w zespole.
Spedycja dalej ma sens przy nieregularnych kierunkach, pojedynczych przewozach i pilnych zleceniach. Możesz też łączyć oba modele: stałe trasy prowadzisz bezpośrednio, a resztę zlecasz spedytorowi.
Stałe trasy i zlecenia wprost w ONYX
Jeśli sam nadajesz towar, na przykład jako producent albo firma handlowa, możesz powtarzać w ONYX zlecenia na te same trasy. Dodajesz je na koncie nadawcy albo przez API, na przykład z SAP lub innego ERP.
Tak działają zlecenia transportowe w ONYX dla nadawców:
- Zweryfikowane obie strony. Ty i przewoźnik jesteście sprawdzeni, zanim połączy Was zlecenie.
- Ty ustalasz stawkę maksymalną. System może znaleźć przewoźnika taniej, nigdy drożej.
- Bez prowizji. Płacisz 1000 EUR, przewoźnik dostaje 1000 EUR.
- Płatność tak, jak wolisz. Rozliczasz się bezpośrednio z przewoźnikiem albo przez ONYX, gdy wymagasz pośrednika w płatności, bez opłaty w obu wariantach.
- Jasny termin płatności. Przewoźnik widzi go w zleceniu, zanim je przyjmie.
- Przewóz na żywo. Pozycja GPS i ETA aż do rozładunku.
Zlecenia są już w systemie, z załadunkiem w Polsce. Stale dodajemy kolejne kraje i regiony.
Zacznij od jednej trasy, którą zlecasz co tydzień. Sprawdź przewoźnika, przetestuj go na kilku przewozach i dopiero potem dodawaj kolejne relacje.
Jak przygotować samo zlecenie, opisujemy w poradniku jak wystawić zlecenie transportowe online.
Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.
